agorum core: digitale Belege erfassen, automatisieren, positionsgenau auslesen.

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Keine Buchung ohne Beleg – aber noch besser, ohne digitalen Beleg. Und die Steigerung ist ein Dokumentenmanagement-System, das positionsgenau auslesen kann. Das ist mit der agorum core docform Familie möglich und Sie werden zum Trainer der Rechnungen. 

Sammelrechnungen und noch viel mehr …

Umfangreiche Sammelrechnungen sind Zeitfresser und das Einsparungspotenzial bei der Umstellung auf die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist signifikant. Sprechen Sie einfach mal mit Ihren Kollegen aus der Buchhaltung, wie viel Zeit für den manuellen Abgleich benötigt wird …  

  1. Position für Position abgleichen: stimmt die Rechnung mit dem Lieferschein und der Bestellung überein? Das ganze bei jeder einzelnen Position? Auch bei Teillieferungen?
  2. Manuell übertagen in ein anderes System, z. B. ERP oder gerne auch mal in den All-Time-Klassiker Excel. Das Ganze inklusive Übertragungsfehler. 
  3. Rechnungslauf: Weitergabe in Fachbereiche zur sachlichen Prüfung.
  4. Rücksprache bei Unklarheiten zwischen den Bereichen (z. B. Einkauf mit Produktion). Diese Absprachen sind nicht in einem Vorgang gesammelt und können bei einer späteren Prüfung zum Problem werden. 
  5. Freigabe der Kosten. 
  6. Wenn der Rechnungslauf abgeschlossen ist, geht die Rechnung in die Buchhaltung zur Buchung zurück. Häufig sind Skontofristen verstrichen und Hand auf’s Herz, es geht auch mal eine Rechnung unter. Irgendwo.

Das ist hier nur beispielhaft beschrieben und in jedem Unternehmen anders. Dafür aber immer zeitaufwendig und mit Fehlerpotenzial behaftet. 

Rechnungen, die mit einem Klick vollständig erfasst sind 

Die agorum core docform Familie macht es möglich und zwar immer dann, wenn es darum geht, Prozesse zu automatisieren. Das betrifft nicht nur Rechnungen, sondern Belege aller Art: Pflegeberichte, Mandantenakten, Laufzettel in der Produktion, QS-Dokumentation, also einfach so ziemlich alle Dokumente, die Ihren Geschäftsprozess betreffen. 

Nur Stammdaten erfassen ist Kinderfasching – positionsgenau erfassen und auslesen ist für Könner 

Dokumentenmanagement Systeme arbeiten über die Verschlagwortung mittels Metadaten, bei Rechnungen sind das z. B. Firma, Anschrift, Datum, Rechnungsbetrag netto und brutto. Was jedoch viele nicht können, ist das positionsgenaue Auslesen.  

Das Trainieren der Rechnungen übernehmen Sie

Damit das Auslesen zum Kinderspiel wird, müssen die Rechnungen trainiert werden. Sprich, sie müssen einmal gezeigt bekommen, wie eine Rechnung vom Dienstleister A aussieht und aufgebaut ist. D. h. was muss als Firma, Datum, Rechnungspositionen, Betrag, netto, brutto usw. erkannt werden. Das muss einmal gemacht werden. Bei der nächsten Rechnung von Dienstleister A, greift das Training und es wird sofort positionsgenau erkannt und ausgelesen. 

Kann das in der Praxis funktionieren?

Ja, tut es. agorum Kunden, die es einmal gelernt haben, sind fast autark was das Trainieren von Rechnungen angeht. Natürlich kann es mal knifflige Einzelfälle geben. Beispielsweise wenn beim Zahlungsziel 30 Tage steht, Sie aber ein Datum benötigen. Dann dürfen Sie sich an uns wenden und wir helfen gerne weiter. 

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