4. April 2020

BIC Startup-Center

Was ist oft mit dem Aufbau einer geeigneten IT-Infrastruktur verbunden?

Neben Ihrer Geschäftsidee und konkreten Planungen zur Umsetzung, Marketingaktionen u. A., benötigen Sie natürlich auch eine geeignete IT-Infrastruktur. Es kann aus eigenen Erfahrungen viel Zeit darauf verwendet werden, diese aufzubauen. Bis die richtigen Lösungen gefunden sind, können mehrere Jahre vergehen. 

Was ist mit dem eigenen Aufbau einer IT-Infrastruktur oft verbunden?

  • Hoher Zeitaufwand durch die Suche der richtigen Hard- und Softwarelösungen
  • Hohe Kosten
  • Rückschläge durch ungeeignete Lösungen
  • Hoher Implementierungsaufwand

Welche IT-Infrastruktur benötigt in der Regel jedes Unternehmen?

Zentraler Ort für Datenmana-gement

revisions-sicheres @Mailarchiv

Gemeinsame Kommunika-tionsplattform

Datensicherungs-/Backup (Revisions-sicherheit)

Auftrags-verwaltungs- oder Warenwirt-schafts-system

Hardware

Schnittstelle zur Steuerberatung oder Buchhaltungs-system, Personal-management

IT-Sicherheits-lösungen Firewall, Vierenschutz

Webseite und E-Mail

Dokumenten-management-system/ECM

Sie haben die Anforderungen, wir haben die Basics

Wir empfehlen, wenn mehrere Personen mit gleichen Daten arbeiten sollen, eine Terminalserverlösung mit zentralen Datenspeicherorten. Diese können Sie selbst aufbauen oder direkt über uns bereit gestellt bekommen. 

Unsere Empfehlung – Cloudserver mit zentralem Speicherort für alle Ihre Daten

Als gemeinsame Kommunikationsplattform bietet sich z. B. ein Dokumentenmanagementsystem an, mit dem Sie gemeinsam Projekte, Aufgaben, Sprints etc. managen können. Unsere Lösung bietet Ihnen auch eine Chatfunktion und zentrales Terminmanagement an. Alternativ kann auch z. B. ein Office 365 Exchangeserver für die zentrale Verwaltung von Terminen, Kontakten und den zentralen Mailverkehr in Frage kommen.  

Unsere Empfehlungen:

DMS agorum core – kostenfreie Version (Open Source) in Kombination mit unserem Terminalserver

Es gibt auf dem Markt unzählige Systeme, die eine Auswahl für das richtige bzw. geeignete System nicht gerade einfach machen. Da wir aus Erfahrung auch gerade bei Startup-Unternehmen davon ausgehen, dass die bereitstehenden finanziellen Mittel start eingeschränkt sind, um diese IT-Basics einzurichten und um Softwarelizenzen zu kaufen, können wir Ihnen auch kostengünstige bis kostenfreie Alternativen anbieten.

Unsere Empfehlung:

JTL Wawi ist eine kostenfreies Warenwirtschaftssystem, welches nicht nur die Warenwirtschaft beinhaltet.

– Angebote schreiben

– Aufträge anlegen

– Rechnungen schreiben

– Artikel und Dienstleistungen verwalten

und vieles mehr!

Das System bietet auch eine direkte Anbindung an Ebay, Amazon und an einen eigenen Onlineshop!

JTL Wawi ist in der Einzelversion kostenfrei und kann relativ schnell installiert werden. 

Wir unterstützen Sie gern bei der Umsetzung!

Jedes Unternehmen hat die Wahl

Selbst machen oder Dienstleistungen einkaufen. So auch bei Buchhaltungsspezifischen Themen. An einer ordnungsmäßigen Buchführung kommt niemand vorbei. Ebenso an einer korrekten Personalabrechnung. Hierfür gibt es eine ganze Reihe rechtlicher Vorschriften. nicht zuletzt auch die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung von Büchern (GoB bzw. mit digitaler Unterstützung GoBD). Die GoBD sind zwingend einzuhalten. Dafür sorgt allerdings auch nicht allein der Steuerberater. 

 

Die Wahl besteht darin, dass Sie die Buchführung und Lohn-/Gehaltsabrechnung selbst vornehmen, wenn Sie das fachliche Wissen haben oder diese Aufgaben von einer Steuerberatungskanzlei erledigen lassen. In beiden Fällen benötigen Sie zur effizienten Prozessgestaltung entweder eine digitale Schnittstelle zu Ihrer Steuerbaratungskanzlei oder  geeignete Software für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung. 

Wir können Ihnen beides, selbstverständlich zu sehr preisgünstigen Konditionen anbieten.

Lösungen für die Buchhaltung und das Personalmanagement im eigenen Haus:

Als Buchhaltungssoftware können wir Ihnen den Taxpool Buchhalter empfehlen. Er ist mehrbenutzerfähig und kann auf jedem Windows System installiert werden. 

Link zu Taxpool

Als Personalmanagement- und Abrechnungssoftware empfehlen wir ihnen die Lösung der Firma Quicklohn  Die Software ist ebenfalls sehr preisgünstig zu haben und relativ einfach eingerichtet und angewendet.

 

Aufgrund der GoBD und der EU-Datenschutzgrundverordnung DSGVO, sind die rechtlichen Vorgaben für sichere IT-Systeme für alle Unternehmen bindend. Dazu gehört nicht nur der Schutz der Daten vor unbefugten Zugriffen von außen, auch von innen und der Schutz vor Spyware. 

Diese Anforderungen lassen sich ebenfalls relativ preisgünstig realisieren. Eine kleine Firewall mit der Möglichkeit von sicheren VPN Zugriffen und geeignete Sicherheitssoftware können schon ausreichend sein. 

Wir helfen Ihnen bei der richtigen Wahl der Hard- und Software. 

Unser Cloudserverangebote beinhalten diese Sicherheitssysteme bereits standardmäßig. 

In einem Unternehmen landen unzählige Dokumente auf verschiedenen Wegen.

  • per Post
  • per Mail
  • per Download
  • selbst erstellte Dokumente
In fast allen Fällen, müssen die Dokumenten so geordnet abgelegt werden, dass ein Dritter in der Lage ist diese möglichst schnell zu finden und z. B. für eine Steuerprüfung diese auszuwerten bzw. einzusehen. Elektronische Dokumente, alles was per Mail oder Download in das Unternehmen gelangt, muss nach den GoBD auch elektronisch so archiviert werden, dass die Dokumente vor Verlust geschützt sind. Allein diese Anforderungen machen ein Dokumentenmanagementsystem zwingend erforderlich.

Abgesehen von vielen weiteren Vorteilen, wie die hohe Automatisierung von Geschäftsprozessen. Wir verwenden selbst unsere DMS Lösung nicht nur für die revisionssichere Ablage von Dokumenten, sondern auch als E-Mailarchiv. In unserem System werden beispielsweise die Mail vom Mailserver selbständig abgeholt und revisionssicher abgelegt. Es übernimmt auch die Aufgabe Mailanhänge wie z. B. Dokumente aus den Mails heraus zu extrahieren und in Workflows für die Verarbeitung zu geben. Rechnungen können so beispielsweise automatisch aus E-Mails extrahiert, inhaltlich ausgelesen, in einen Freigabeworkflow gegeben und an das Steuerberatungsbüro exportiert werden oder an die Buchhaltung übergeben werden. 

Ein solches Szenario ist auch für viele andere Dokumenttypen realisierbar.   

Wir haben nicht nur eine kostenfreie OpenSource-Lösung, auch eine Lösung die alle notwendigen Funktionen mitbringt und relativ preisgünstig angeboten werden kann, erhalten Sie bei uns. 

Überblick über Agorum core open und Pro

Nach den rechtlichen Rahmenbedingungen der DSGVO und der GoBD benötigen Sie ein revisionssicheres E-Mailarchiv. Gerade kleine Unternehmen und Startups arbeiten häufig mit IMAP Accounts des Domainanbieters oder eines E-Mailproviders. Diese Anbieten gewährleisten in der Regel die revisionssichere Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails nicht. Dazu kommt, dass häufig auch Dokumente in den E-Mail als Anhang enthalten sind, die ebenfalls revisionssicher aufbewahrt werden müssen. 

Ein revisionssicheres E-Mailarchiv kann mit einer speziellen Software aufgebaut werden. Wir können Ihnen hierzu Lösungsmöglichkeiten vorschlagen. 

Unser Erfahrung nach ist es allerdings besser, so wenig unterschiedliche Systeme wie möglich zu verwenden. Das spart nicht nur Zeit für Administrationsaufwand und Nachvollziehbarkeit sondern auch Kosten. 

(nachfolgende Ausführungen haben wir bereits unter dem Punkt Dokumentenmanagement beschrieben)

Wir verwenden selbst unsere DMS Lösung nicht nur für die revisionssichere Ablage von Dokumenten, sondern auch als E-Mailarchiv. In unserem System werden beispielsweise die Mail vom Mailserver selbständig abgeholt und revisionssicher abgelegt. Es übernimmt auch die Aufgabe Mailanhänge wie z. B. Dokumente aus den Mails heraus zu extrahieren und in Workflows für die Verarbeitung zu geben. Rechnungen können so beispielsweise automatisch aus E-Mails extrahiert, inhaltlich ausgelesen, in einen Freigabeworkflow gegeben und an das Steuerberatungsbüro exportiert werden oder an die Buchhaltung übergeben werden. 

Ein solches Szenario ist auch für viele andere Dokumenttypen realisierbar.  

Überblick über Agorum core open und Pro 

Neben der sicheren Aufbewahrung von Daten ist auch die Möglichkeit verloren gegangene Daten wiederherstellen zu können enorm wichtig und rechtlich genauso vorgeschrieben, wie die sichere Aufbewahrung von Daten. 

Jeder kennt es, eine Datei ist plötzlich nicht mehr auffindbar bzw. die externe Festplatte mit der Datensicherung kann nicht mehr aufgerufen werden, weil sie möglicherweise beschädigt wurde. Diese Sicherungslösungen wie z. B. Datensicherung auf externer Festplatte sind keine sichere Verfahren. Auch die Sicherung von Daten auf einem zweiten Rechner bzw. auf einem z. B. NAS verschaffen zwar kurzfristige Sicherheit, sind für einen reibungslosen rechtssicheren Geschäftsbetrieb nicht ausreichend. Nach den GoBD ist beispielsweise die Sicherung von Daten auf einem externen, mindestens 100 km entfernten Speichermedium z. B. bespiegelter Sicherungsserver oder Cloudserver vorgeschrieben, um eine Revisionssicherheit herzustellen. 

Unsere Server und die Server unserer Kunden werden an mindestens zwei Stellen gesichert. In einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main und in unserem Hause. Für den Fall, dass bei uns ein Defekt oder Verlust auftritt, sind alle Daten sicher ein zweites Mail vorhanden. 

Wir können Ihnen auch nur zu einer solchen Lösung raten und Datenverlust langfristig zu vermeiden. Datenverlust kann sehr schmerzhaft sein. 

Wir bieten Ihnen hierzu unsere BIC Backup Cloud Lösung an!

Was benötigen Sie für Hardwarelösunge? 

Diese Frage wird so unterschiedlich beantwortet, wie es Anforderungen gibt. 

Kleine Startup Unternehmen kommen am Anfang mit einem Notebook aus. Aber in der Regel benötigen Sie noch einiges mehr, was sich in unserem Beispiel schon an den Anforderungen zeigen lässt, die wir hier kurz skizziert haben. 

Wir können Ihnen Angebote von Workstations, Serverlösungen, Cloudlösungen und Zubehör unterbreiten, die Ihren Anforderungen gerecht werden. 

Neben eigentlicher Rechentechnik kann beispielsweise die Wahl eines geeigneten Dokumentenscanners eine Herausforderung darstellen. Wie helfen Ihnen dabei gern!

Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail, wir unterbreiten Ihnen gerne ein passendes Angebot

Ein Unternehmen ohne Webseite und E-Mailaccounts ist heutzutage gar nicht mehr vorstellbar. Doch wie können preisgünstig diese Grundlegenden Dienste sicher und einfach eingerichtet und bereit gestellt werden?

Wir können Ihnen aus unseren Erfahrung nicht nur Provider nennen, bei denen diese Dienste preisgünstig und gut angeboten werden, wir können Ihnen auch z. B. CMS-Systeme vorschlagen mit den ein völlig kostenloser Start möglich ist. 

Sie wollen Ihre Webseite professionellen Händen übergeben? Kein Problem, wir unterbreiten Ihnen auch hierfür ein preisgünstiges Angebot!

Für uns und einige unserer Kunden haben sich die Providerdienste der Domainfactory als sehr nützlich erwiesen. 

Neben den rein technischen Voraussetzungen müssen Sie und Ihre Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen auch in die Lage versetzt werden, diese anzuwenden. 

Wir bieten Ihnen für alle unsere Services und Kategorien auch Schulungen an. 

Für unternehmensspezifische Anforderungen könne Sie auch einen Blick in unsere Angebote der BIC-Academy sehen. Wenn Sie hier mit einem Thama fündig werden, bzw. ein Thema nicht findet, bei dem Sie Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns einfach an! Wir helfen Ihnen hier auch gern weiter!

Überblick über die BIC Academy

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